باب المشاركة بكافة فئات المسابقة مفتوح لجميع مزارعي النخيل ومنتجي ومصنعي التمور والباحثين والعلماء والمبتكرين في جمهورية السودان دون استثناء.

يجب على جميع المتقدمين لفئات المسابقة الاطلاع بدقة على شروط المشاركة ومعايير التقييم بحسب كل فئة، لاستيفاء الشروط والتوافق مع المعايير وتقديم المستندات المطلوبة، وتعتبر جميع الشروط العامة وشروط المشاركة لكل فئة إلزامية على جميع المشاركين، وموافقةً ضمنيةً عليها من قبل المتقدمين.

يقوم المشاركون برفع ملفات واستمارة المشاركة (بحسب الفئة) عبر الموقع الالكتروني للمهرجان http://sudanfestival.com أو بتسليم استمارة المشاركة مع العينات (بحسب الفئة) باليد في مقر جمعية فلاحة ورعاية النخيل السودانية في موعد أقصاه يوم 25 سبتمبر 2018 حيث ستقوم لجنة التقييم باستبعاد المشاركات غير المستوفية لكافة الشروط والمعايير المطلوبة للتقدم لكل من فئات المسابقة.

قد تقوم لجنة تقييم المسابقات بعمل زيارة ميدانية للمزرعة أو المصنع، لذا فيجب على من يتقدم في هذه الفئات الالتزام بتقديم جميع التسهيلات لإجراء الزيارات الميدانية بالتنسيق مع سكرتارية اللجنة.

يحق للفائزين بأي من فئات المسابقات الترشح لأية فئات أخرى في العام التالي، ولا يحق لهم الترشح لنفس الفئة التي فازوا بها إلا بعد مرور ثلاثة أعوام كاملة من تاريخ الفوز.

لا يحق للمشارك الواحد أن يتقدم للمنافسة على أكثر من جائزتين، ويشمل ذلك أفراد عائلته.

لا يحق للمشارك المطالبة باسترجاع العينات المقدمة في المسابقات.

يحق للفائزين استخدام شعار المهرجان بالدورة التي فازوا بها (وليس شعار جائزة خليفة) على المواد الدعائية والتسويقية الخاصة بهم.

يتم الاشراف على مسابقة التمور السودانية من قبل لجنة التحكيم واللجنة المنظمة للمهرجان.

تتولى لجنة علمية مؤلفة من خمسة خبراء مختصين بقطاع زراعة النخيل وإنتاج التمور بإشراف اللجنة المنظمة، بتحكيم كافة الملفات والوثائق المقدمة للتنافس على فئات مسابقة التمور السودانية وذلك بعد إعطائهم أرقام سرية حسب آلية تقرها اللجنة استناداً إلى المعايير المعتمدة من لجنة التحكيم والمنشورة قرين كل فئة.

لاعتماد أية فئة يجب أن يكون عدد المتقدمين على الأقل ثلاثة مشاركين فما فوق

يحق للجنة التحكيم حجب أي من الجوائز لعدم ارتقاء المشاركات لمستوى الجودة المطلوبة أو عدم استيفاء المشاركات لمعايير التقييم الموضوعة. وتعتبر قرارات لجنة التحكيم نهائية وغير قابلة للطعن.

لا يحق لأعضاء اللجنة المنظمة أو لجنة التحكيم أو ذويهم من الدرجة الأولى المشاركة بأي من فئات المسابقة.

يمنح الفائزون دروعاً تذكارية ومكافآت مالية (قيمة الجائزة) خلال حفل يقام بفعاليات المهرجان الدولي الثاني للتمور السودانية بالخرطوم 02 – 06 أكتوبر 2018م.